Vier stappen om voorbereid te zijn op extreme weersomstandigheden

Volgens het zesde klimaatrapport van het Intergovernmental Panel on Climate Change (IPCC) van de Verenigde Naties hebben we wereldwijd steeds vaker te maken met extreme natuurverschijnselen, zoals meer en hevigere regenval en overstromingen, maar ook intensere droogte. Ook zal de zeespiegel blijven stijgen. Deze natuurrampen en zware weersomstandigheden vormen een serieuze bedreiging voor de openbare veiligheid en bedrijfscontinuïteit. Veel organisaties zijn hier echter slecht op voorbereid.   

Moeten organisaties zich hierop voorbereiden?

Een recent lokaal voorbeeld zijn natuurlijk de overstromingen in België, Duitsland en Nederland, waarbij bedrijven te maken kregen met waterschade en hele gebieden onbegaanbaar werden. De overstromingen veroorzaakten schade aan gebouwen en verstoorden de productieketens. Volgens een recent rapport nam het aantal vertragingen met vracht tussen de 26% en 32% toe naar aanleiding van de overstromingen. Als dergelijke overstromingen dan ook nog eens plaatsvinden in havengebieden of andere gebieden met veel industrie, kan de impact enorm zijn. Daarom is het belangrijk om op tijd een inschatting te kunnen maken van de situatie en betrokkenen zo snel mogelijk van de juiste informatie te voorzien.

Technologie faciliteert crisisrespons

Reacties op dergelijke incidenten worden vaak vertraagd en processen bemoeilijkt doordat organisaties veel afzonderlijke processen hebben. Hierdoor verloopt communicatie tussen crisisteams en commandocentra niet goed of niet snel genoeg. Als u zulke gevaren – zoals sneeuw en ijzel, heftige stormen, extreme droogte, hoogwater en overstromingen – beter kunt tracken en voorspellen, kunt u ook sneller reageren op deze incidenten en de impact ervan verkleinen. Severe weather preparedness, oftewel voorbereid zijn op zware weersomstandigheden, moet op de agenda staan bij elke organisatie. Maar hoe zorgt u ervoor dat uw organisatie beter voorbereid is en sneller kan reageren op zo’n gebeurtenis? Everbridge hanteert hierbij vier fasen.

1. 1. 1. Beoordelen

         Het verzamelen van realtime, nauwkeurige (situationele) informatie is de eerste stap om een dreiging, de omvang en de potentiële impact gedegen in kaart te brengen. Zogenaamde threat intelligence feeds kunnen informatie verstrekken over openbare veiligheid, weersvoorspellingen en informatie van de locatie waar de gebeurtenis plaats zal vinden. Zonder deze data kan een juiste vervolgactie simpelweg niet worden beoordeeld. Een CEM-platform maakt bijvoorbeeld verbinding met veel andere applicaties zoals weerapplicaties.

      2. Lokaliseren

         Alleen door te voorspellen dat er iets staat te gebeuren, kunnen organisaties hun actieplannen op tijd in werking stellen. Het is belangrijk dat belanghebbenden snel en eenvoudig geïnformeerd worden en instructies krijgen, bijvoorbeeld door middel van massa-notificatie. Het gaat dan niet alleen om de medewerkers die in gevaar zijn omdat ze op de locatie van de gebeurtenis zijn, maar ook om eerstehulpverleners en medewerkers die in de buurt zijn en kunnen helpen. Breng ook in kaart waar alle belangrijke bedrijfsmiddelen zich bevinden. U kunt snel reageren en de communicatie automatiseren. Wanneer er bijvoorbeeld een ernstige storm is, zorgt u ervoor dat vrachtwagens hoger dan een bepaalde hoogte niet meer de weg op gaan. Ook ziet u waar vrachtwagens zich bevinden en of ze gevaar lopen, zodat u de bestuurders snel kunt informeren.

      3. Handelen

         Vervolgens onderneemt u snel en besluitvaardig actie om de impact op uw organisatie te verminderen of helemaal te elimineren. Bedrijven hebben vaak een playbook met informatie over bijvoorbeeld de mensen die betrokken moeten worden, wie geïnformeerd moet worden en wie bepaalde acties moet ondernemen. Daarnaast kunt u onderdelen van de crisisrespons automatiseren – zoals standard operating procedures (SOP’s), escalatiebeleid, actieplannen en communicatie – zodat teams over de informatie en data beschikken die ze nodig hebben om snel te handelen. 

      4. Analyseren

         Ook na de gebeurtenis moet er actie ondernomen worden. Elke reactie op zware weersomstandigheid genereert waardevolle data. Door deze data en de acties te evalueren, analyseren en hiaten te identificeren en kunt u verbeteringen doorvoeren om de crisisbeheersing tijdens een volgende gebeurtenis nóg beter laten verlopen. Nuttige data zijn responspercentages van medewerkers, bezoekers, omwonenden en teams en data over of de berichten goed zijn aangekomen. Zo reageert u automatisch en sneller op natuurrampen en kunt u mensen beschermen en bedrijfscontinuïteit garanderen.

   Is uw organisatie voorbereid? Download het whitepaper “Voorbereid zijn op extreme weersomstandigheden met Critical Event Management (CEM)”.