En enkel knapptryckning är allt som krävs

Om det skulle uppstå en krissituation behöver Group Risk Manager Niklas Henningsson endast trycka på en knapp för att ett meddelande ska gå iväg till alla berörda parter. Inom loppet av några få sekunder kan han på så sätt samla hela PostNords team.

En enkel knapptryckning är allt som krävs för att Niklas Henningsson och runt 400 andra kollegor på PostNord Norden ska kunna samlas i händelse av en kris. Inte kring ett bord förstås, men för telefonkonferens. Bland de 400 som meddelas finns framför allt chefer, mellanchefer och teamet för krishantering på PostNord.

Lösningen heter Crisis Management och har levererats av Everbridge. Den molnbaserade programlösningen ska säkerställa att medarbetarna i olika verksamheter meddelas direkt när det händer något, inte minst när det gäller krishantering.

– Med denna lösningen når vi ut till alla direkt, utan fördröjning. Och det är viktigt, säger Henningsson.

Vidtog åtgärder efter krisövning

Det var i samband med en omfattande krisövning under 2018 som PostNord insåg att man behövde digitalisera sina processer för att smidigt kunna meddela, delegera uppgifter och nå ut med information i händelse av olycka eller annan incident.  Att mejla alla tog tid, dessutom nådde det inte alltid fram till alla. Att ringa runt tar också tid – värdefull tid som hade kunnat läggas på att lösa krisen.

Nu får alla besked så snart det inträffar något. Meddelanden och information går ut till berörda grupper med hjälp av en enkel knapptryckning. Dessutom är meddelandena förprogrammerade.

Everbridge-appen laddas enkelt ner på telefonen. I appen kan kontakterna grupperas efter t.ex. tjänst, avdelning och kunskap, via kontaktinformation, nyckelord eller tilläggsinfo. På så sätt blir det enkelt att hitta rätt bland kontakterna, oavsett om man behöver få reda på vem som ansvarar för nycklarna eller kan använda en hjärtstartare. 

I händelse av krisläge på PostNord skickar Henningsson ut en meddelande från sin app till dem som berörs av incidenten. Dessutom kan han bjuda in alla berörda personer till en telefonkonferens med en enkel knapptryckning.

– Eftersom mobiltelefonen är en så stor del av människors liv, är det svårt att missa om något skulle hända. En annan fördel är att vi kan skicka ut viktiga meddelanden och få bekräftat att alla tagit del av informationen. Det finns ingen risk för att meddelandet hamnar bland skräpposten eller försvinner i listan av övriga mejl, säger Henningsson.

I ett krisläge kan uppgifter delegeras till olika personer via appen, och kontakterna kan smidigt uppdatera status på sina respektive uppgifter. Eftersom meddelandena är förprogrammerade sparas värdefull tid, som de ansvariga istället kan lägga på att hantera krisen. Dessutom loggas allt i krishanteringslösningen, så att användarna slipper göra det själva.

Mer än krishantering

Everbridge Critical Event Management-plattformen (CEM) är en end-to-end-lösning för meddelandehantering, kritisk kommunikation, risk-/situationsbedömning och krishantering, samt rapportering och analys. Plattformen är stabil, skalbar och säker.

Lösningen lämpar sig dock inte enbart för krishantering. De automatiserade processerna säkerställer att information når ut till samtliga avdelningar och till de olika grupperna. PostNord skickar t.ex. ut direktmeddelanden när det är störningar i nätverket och när de åtgärdats.
 – Min målsättning är att Everbridge-appen ska användas för att kommunicera tidskritisk information till de anställda, utöver utskick om statusuppdateringar och krishantering, säger Henningsson, som dessutom är övertygad om att det är betydligt mer sannolikt att användarna läser meddelanden direkt i mobilappen än om de hade varit tvungna att logga in på sin dator för att läsa ett mejl.

Han ger ett exempel:
 – Det händer att vi upptäcker brev som innehåller pulver. Polisen kommer hit titt som tätt och stänger av området för att kunna göra nödvändiga undersökningar. Ingen kommer in på området förrän polisen är klar med sitt arbete. Med tiden kommer vi att kunna använda den här appen för att skicka meddelande om nedstängning av området till dem som vanligtvis befinner sig där, säger Henningsson, och tillägger att det är en snabb och enkel lösning för dem som berörs.

Lösningen fanns mitt framför näsan

Det är lite av en slump att valet föll på just den här lösningen. PostNord var på jakt efter en ny plattform för kommunikation och krishantering. När Everbridge köpte upp PostNords leverantör för meddelandehantering visade det sig att de satt inne på den lösning som Henningsson varit ute efter. Lösningen uppfyllde hans krav, dessutom är den enkel att använda samtidigt som han kan konfigurera mycket själv – utan att behöva rådfråga kundsupport. Han kan t.ex. själv välja och sortera användare, utforma meddelanden och svar.
 – Timingen var verkligen perfekt, säger han.

Vill du lära dig mer om hur man effektiviserar kommunikationen vid en kritisk incident?

Titta på vårt webinar och lär dig hur du kan spara tid och säkerställa konsekvent kommunikation genom att vara väl förberedd.