Todo plan de continuidad del negocio que se precie debería incluir la recuperación ante desastres

Después de una crisis, un desastre natural o provocado por el hombre, o cualquier otro tipo de emergencia, las organizaciones tienen que reanudar sus operaciones cotidianas con la mayor rapidez y fluidez posible.

La capacidad de una organización para recuperarse de un desastre requiere una planificación cuidadosa, procesos comprobables y la tecnología adecuada. Según un estudio de Ponemon Institute, el coste promedio del tiempo de inactividad de los centros de datos es de casi 9000 $ por minuto. Un estudio realizado por Gartner estimó el coste del tiempo de inactividad de la red en una cifra más modesta, de unos 5600 $ por minuto. Sea cual sea la cifra real, si hay algo claro es que el tiempo realmente es oro, por lo que las organizaciones deben ser proactivas y tenerlo todo preparado para recuperarse con éxito en caso de desastre.

¿Qué es la recuperación ante desastres?

La recuperación ante desastres es el proceso de restauración de las operaciones comerciales después de una interrupción. La recuperación ante desastres comprende un conjunto de políticas o procedimientos concebidos para garantizar una comunicación eficaz durante el evento y facilitar el retorno a las operaciones normales, la recuperación de los sistemas de tecnología de la información y el restablecimiento del tiempo de actividad de las aplicaciones esenciales para la misión.

Aunque suele combinarse con la continuidad del negocio (BC, por sus siglas en inglés), la recuperación ante desastres difiere en que es un componente del programa de BC. Un programa de BC abarca múltiples planes para mantener las operaciones comerciales antes, durante y después de un evento. El objetivo de la recuperación ante desastres es mantener las operaciones funcionando lo mejor posible mientras se produce un evento y reanudarlas con un tiempo de inactividad mínimo después de que se produzca una interrupción.

Cómo crear un plan de recuperación ante desastres

Un plan eficaz de recuperación ante desastres es un documento que requiere una planificación, una preparación y una prueba meticulosas y detalladas. Contiene una descripción general y las versiones detalladas de las políticas y los procedimientos para remediar un desastre a medida que transcurre, minimizar el impacto de las interrupciones y garantizar que las operaciones se reanuden lo antes posible después del tiempo de inactividad.

Desarrollar un plan de recuperación ante desastres al mismo tiempo que el  plan general de BC supone emplear el tiempo y los recursos de una organización de manera esencial y eficiente. Ambas tareas requieren una evaluación del impacto en el negocio y análisis de riesgos. Los análisis identificarán los componentes críticos del plan de recuperación ante desastres, como el tiempo de recuperación de TI y los objetivos del punto de recuperación.

Más allá del hardware, las aplicaciones y los activos digitales de TI, un plan de recuperación ante desastres debe incluir las instalaciones físicas y la ubicación del personal dentro de las instalaciones. El plan debe identificar lo que debe protegerse durante un desastre, incluido el personal, los activos y las instalaciones afectados. También debe especificar qué recursos serán responsables de qué procedimientos, por ejemplo:

• Cuándo y cómo mantendrán los gerentes de las instalaciones las operaciones en línea o las cerrarán
• Qué personal de TI restaurará las copias de seguridad, después de cuánto tiempo de inactividad las restaurarán y cuándo resulta esencial restaurarlas
• Qué recursos protegerán a las personas, las operaciones y el hardware del peligro
• Quién integra el equipo de gestión de crisis
• Quién está a cargo de la recuperación ante desastres / gestión de eventos críticos
• Quién aprueba y quién entrega las comunicaciones a través de los medios de comunicación

El plan de recuperación ante desastres también debe contener un plan de contingencia: ¿Cuál es el plan B en caso de interrupción? ¿Quién guiará al personal a través del plan B y cómo se formará a los empleados? Después de todo, un plan solo funciona si la plantilla puede seguirlo.

Hay más requisitos para un plan completo de recuperación ante desastres. Entre ellos se incluyen información sobre los seguros disponibles para los cargos y los activos comerciales relevantes, las partes interesadas que deberán firmar todos los procedimientos de recuperación ante desastres y un programa de pruebas.

Cualquier plan se queda en mera hipótesis hasta que los equipos de gestión de crisis o los miembros apropiados de los equipos de gestión de crisis y respuesta a incidentes lo hayan probado. Y las pruebas no son una tarea única; conviene definir y cumplir todo un programa de pruebas. Probar el plan de recuperación ante desastres es la forma más segura de identificar brechas, necesidades o errores en los procedimientos planificados. Las pruebas del plan de recuperación ante desastres incluyen la realización de simulacros utilizando el sistema de comunicación de la organización para emergencias, crisis y desastres.

Comunicación eficaz de recuperación ante desastres

La comunicación durante un desastre y los esfuerzos de recuperación posteriores constituyen la piedra angular del plan. Es esencial que quede meridianamente claro quién habla con quién, cuándo, cómo y qué se comunica. La comunicación eficaz exige vías rápidas y flexibles y se basa en la confianza. La falta de comunicación clara y oportuna puede tener consecuencias para la seguridad y, dependiendo de la naturaleza del desastre, también puede conllevar daños para la reputación de la marca.

Las comunicaciones eficaces durante y después de un desastre se rigen por los siguientes principios:

• Mando y control: la claridad sobre quién está al mando y quién tiene el control resulta esencial.
• Coherencia: cada departamento y grupo debe comunicar la misma información y los datos fundamentales según un guion.
• Colaboración: los pensamientos, procesos y prácticas preidentificados resultan esenciales para la colaboración productiva.
• Coordinación: debe coordinarse la mensajería entre los distintos cargos.
• Comunicación clara a través de canales óptimos: todas las comunicaciones deben compartirse claramente a través de los canales correspondientes.

Las comunicaciones durante y después de un desastre incluyen notificaciones y alertas escritas previamente y que se entregan a la audiencia interna o externa apropiada por correo electrónico o mensaje de texto, e instrucciones que se comparten a través de sistemas de megafonía o llamadas telefónicas. Estas comunicaciones deben incluir mensajes sobre seguridad, lugares de reunión y actualizaciones de estado. Algunos desastres requerirán comunicaciones externas. Las partes externas abarcan a las partes interesadas, los medios de comunicación y los contactos de emergencia.

El enfoque óptimo de la comunicación para la recuperación ante desastres consiste en utilizar una plataforma de comunicación de masas integrada y unificada. Dicha solución consolida las comunicaciones de gestión de crisis, recuperación ante desastres y continuidad del negocio. También proporciona capacidades de respuesta en tiempo real y reglas y políticas preestablecidas. Las plataformas de comunicación masiva con capacidades avanzadas como Everbridge tienen soluciones para automatizar los procesos de gestión de eventos a fin de reducir los errores humanos (como los errores causados por el síndrome del dedo tembloroso), disminuir la carga de las tareas manuales y reducir la latencia entre los desencadenantes de eventos y la respuesta de eventos de la empresa.

¿Cuáles son los pasos en un esfuerzo de recuperación ante desastres?

Dado que los escenarios de crisis repercuten de manera distinta sobre las organizaciones, los componentes de un plan de recuperación ante desastres de éxito deben tener en cuenta varios escenarios de crisis. La clave es documentar los pasos apropiados para mantener al personal protegido y reanudar las operaciones comerciales normales antes de que un evento crítico afecte negativamente a su organización. Para conocer las consideraciones implicadas en el desarrollo de planes de recuperación ante desastres que aborden los diferentes tipos de eventos críticos que las organizaciones deben estar preparadas para afrontar, lea nuestro post complementario,: Qué tener en cuenta en la planificación para la recuperación ante desastres.