Was ein Massenbenachrichtigungssystem für Notfälle ist und warum es wichtig ist

Massenbenachrichtigungssysteme asind eine Möglichkeit, anhand von Listen, Standorten und visuellen Informationen Benachrichtigungen an Einzelpersonen oder Gruppen zu senden, um die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten – egal, wo auf der Welt sie sich befinden. Es stimmt zwar, dass herkömmliche Lösungen für die Notfallbenachrichtigung wie Sirenen und Radioübertragungen früher gut funktioniert haben, sie genügen aber den Anforderungen moderner mobiler und dezentraler Arbeitskräfte nicht mehr. Und während eines kritischen Ereignisses haben Sie genug zu tun. Deshalb möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Notfallkommunikation effektiv ist, wenn es darum geht, die richtige Botschaft zur richtigen Zeit an die richtigen Personen zu übermitteln. Aber woher wissen Sie, dass Ihre spezielle Lösung alles hat, was sie braucht, um diese Aufgabe zu erfüllen?

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Die Grundlagen der Massenbenachrichtigung

Es ist wichtig, dass Benutzer aller Ebenen schnell und einfach Notfallmitteilungen versenden können, damit alle vor, während und nach kritischen Ereignissen informiert bleiben. Ohne ein benutzerfreundliches, umfassendes System für Massenbenachrichtigungen, können kritische Ereignisse die Produktivität und den Umsatz ernsthaft beeinträchtigen, die Produktion verlangsamen, den Einsatz von Teams behindern, die Reaktion auf zeitkritische Probleme verzögern und den Kontakt zu den Betroffenen verlangsamen.

 

Nachricht: Erhalten

Es mag einfach klingen, aber es kann eine Menge passieren, wenn es um Notfallmeldungen während eines kritischen Ereignisses geht. Ein paar Dinge, die Ihr Massenbenachrichtigungssystem robuster machen, sind:

• • Ausrichtung auf die Person und nicht auf das Gerät
  • Eskalation, um sicherzustellen, dass die nächste Person oder Gruppe benachrichtigt wird
  • Übertragung an praktisch jedes Kommunikationsgerät, einschließlich Desktop-Benachrichtigungen
  • Einrichtung von Vorlagen mit vorgegebenen Kontakten und Nachrichten
  • Schutz der Infrastrukturkapazität durch flexible Anrufdrosselung
  • Automatische Veröffentlichung auf Websites, in internen Systemen und in sozialen Medien

Ein Massenbenachrichtigungssystem muss von jedem mobilen Gerät aus und an jedem Ort zugänglich sein. Da Fernarbeit in der heutigen Welt immer häufiger vorkommt, ist es wichtiger denn je, dass man sich über ein mobiles Gerät schnell anmelden und eine Nachricht senden kann. Die Personen, die sich vor Ort oder in der Nähe befinden, sollten die Möglichkeit haben, von jedem beliebigen Ort aus Nachrichten zu senden und zu empfangen, wenn die Übertragungen ausgestrahlt werden, und so die Einsatzkräfte durch wertvolles Feedback und Updates zu unterstützen.

Wenn etwas passiert, sollten Unternehmen keine Zeit damit verschwenden müssen, sich durch mehrere Software-Tools zu wühlen und manuelle Antworten zu konsolidieren. Die Kommunikation sollte schnell, einfach und gezielt über ein modernes, spezielles Notfall-Kommunikationssystem erfolgen.

Steigern Sie den Wert Ihrer Botschaften

Es ist wichtig, bei den sich ständig ändernden Kommunikationsmitteln, die wir verwenden, alles zu wissen. Sprach-, SMS- und Push-Nachrichten sind nur einige Beispiele für die Arten von Kommunikationsmöglichkeiten, die in Ihren Massenkommunikationssystemen vorhanden sein sollten.

Darüber hinaus sollte Ihr System eine bidirektionale Kommunikation ermöglichen, sodass der Empfänger, sobald er die Informationen erhalten hat, sie entweder bestätigen, nach weiteren Informationen anfordern oder zusätzliche Informationen bereitstellen kann. Im weiteren Verlauf des Ereignisses können in beide Richtungen übermittelte Anweisungen sehr hilfreich sein. In Notfällen sollten die Nachrichten bestätigt und beantwortet werden müssen, z. B. „Brauchen Sie Hilfe?“, „Drücken Sie 1 für Ja, 2 für Nein“. Mit dieser Funktion kann Ihre Abteilung schnell und einfach feststellen, wer Hilfe benötigt.

Und nicht zu vergessen: Die sozialen Medien Ihr Notfallkommunikationssystem sollte in der Lage sein, Nachrichten direkt auf den Facebook- und Twitter-Konten Ihrer Abteilung oder Organisation zu veröffentlichen, um Zeit zu sparen und die Reichweite Ihrer Nachricht zu erhöhen.

Verringern Sie menschliche Fehler

Während eines kritischen Ereignisses wollen Sie die Möglichkeit von Fehlern wie fehlende Informationen, das Senden einer falschen Nachricht oder das Nicht-Senden einer Nachricht minimieren. Der Schlüssel dazu? Verwenden Sie ein Massenbenachrichtigungssystem, das Ihnen die notwendigen Werkzeuge für die Erstellung und Ausführung solider Pläne bietet. Mit einem automatisierten Notfallkommunikationssystem vermeiden Sie Fehler:

•  Aufteilung der Pläne nach Standort, Abteilung oder Einrichtung
• Automatisierung von Empfängern und Inhalten je nach Standort, Schweregrad und Art
• Frühzeitiges Erkennen von Fehlern mit Benutzeraufforderungen für erforderliche kritische Details
•  Nutzung granularer Benutzerberechtigungen, die Benutzer daran hindern, Änderungen vorzunehmen

…und stellen Sie sicher, dass sie von allen genutzt werden können

Wir wissen, dass Benutzerfreundlichkeit wichtig ist, weil ein hohes Maß an Stress die kognitiven Fähigkeiten einer Person während einer Krise einschränken kann – und ein System, das in einer Übungssituation einfach zu bedienen schien, kann übermäßig komplex werden, wenn eine Person während eines Notfalls unter Druck steht.

Alle Anbieter unterstreichen die Benutzerfreundlichkeit ihrer Lösungen, die jedoch einer genaueren Betrachtung bedarf. Woher wissen Sie also, welche Lösung die benutzerfreundlichste ist? Sie benötigen ein System für Massenbenachrichtigungen, das Ihren Benutzern Folgendes ermöglicht:

• Verwaltung der Einstellungen, Grenzwerte und Standardwerte über eine benutzerfreundliche Administrationsumgebung
• Import und Organisation der Kontaktdaten so, wie sie für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.
• Definition rollenbasierter Zugangskontrollen und getrennte Verwaltung von Benutzern und Kontakten.
• Sie können die Portale anpassen, um Kontakten die Aktualisierung und Verwaltung ihrer Konten zu ermöglichen

Sie können die Benutzerfreundlichkeit mit einer Reihe von Standardkriterien messen. Jedes System wird mit seiner Benutzerfreundlichkeit beworben, einige richten sich allerdings an eher versierte, erfahrene Benutzer. Das scheint bei einer Produktvorführung großartig zu sein, aber letzten Endes wollen Sie etwas Einfaches, mit wenigen übersichtlichen Menüs, damit alle bei einem kritischen Ereignis sicher und ruhig bleiben.

Eine Lösung für heute – und morgen

Letztendlich wollen Sie ein Massenbenachrichtigungssystem, das nicht nur heute, sondern auch morgen noch funktioniert. Sie können nichts falsch machen, wenn Sie mit einem führenden Vordenker der Branche zusammenarbeiten, dem Kunden fundierte Erfahrung im Management kritischer Ereignisse bescheinigen. Und ein seriöser Anbieter reagiert nicht nur auf die Fortschritte der Branche, sondern prägt sie mit fortschrittlichem Denken, innovativen Lösungen und der Teilnahme an interaktiven Community-Veranstaltungen und Foren.

Wenn Sie die Möglichkeit haben möchten, Ihre Massenbenachrichtigungsfunktionen in Zukunft zu erweitern, brauchen Sie einen Anbieter, der mehr als nur ein einzelnes Produkt ohne zusätzliche Möglichkeiten zur Funktionserweiterung anbietet. Auf diese Weise müssen Sie nur auf eine Anwendung zugreifen, ohne die zusätzlichen Kosten und Probleme, die mit der Integration mehrerer Lösungen verbunden sind. Selbst wenn ein Massenbenachrichtigungssystem Ihren aktuellen Anforderungen entspricht, haben Sie Optionen, wenn Ihre Anforderungen im Laufe der Zeit steigen.

Es kann eine Herausforderung sein, herauszufinden, was bei der Suche nach einem guten Massenbenachrichtigungssystem wichtig ist. Wenn Sie mehr erfahren möchten, sollten Sie sich den  Beschaffungsleitfaden für Massenbenachrichtigungssysteme ansehen der weitere Einblicke und Informationen enthält.